La eliminación de documentos, suscita desconfianza al interior de las Organizaciones, debido al riesgo al que se ven expuestas, por la pérdida definitiva de evidencias que soportan sus respuestas ante requerimientos legales. ¿Cómo abordar esta situación? En algunas Organizaciones, los directivos consideran prudente conservar sus archivos por diez años. En otras, más conservadores, piensan que […]
Category Archives: ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
5 PUNTOS PARA DOCUMENTAR EN GESTIÓN DOCUMENTAL
Cuándo se contempla la normalización del proceso documental en las Organizaciones y una vez se identifican los requisitos internos y externos deben documentarse 5 aspectos importantes. Producción de documentos El origen de los documentos es interno y externo. Se debe garantizar que todos ingresen al sistema de gestión documental establecido por la Organización. […]
¿CUÁNTO LE CUESTA IMPRIMIR DOCUMENTOS? CONSEJOS QUE DISMINUYEN COSTOS:
¿Ha medido que porcentaje del presupuesto que su compañía se invierte en la impresión de documentos? Para evaluar los costos generalmente se contemplan el papel, el tóner, los equipos, pero habría que incluir además la hora/persona dedicada, el soporte técnico y los servicios públicos requeridos. Se proponen algunas acciones, que en conjunto con la regulación interna de la Gestión Documental […]
EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS: DIRECTRICES EN GESTIÓN DOCUMENTAL Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
La Circular Externa 201410000000 34 del 25 de julio de 2014, establece las directrices en materia de gestión documental y organización de archivos que deben cumplir las empresas y personas vigiladas por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, SUPERSERVICIOS.
5 RECOMENDACIONES PARA EL ÉXITO EN LA DIGITALIZACIÓN DE SUS DOCUMENTOS
Si toma la decisión de digitalizar, el proyecto requiere ser planeado para que los documentos físicos una vez digitalizados, se incorporen a los procesos y actividades de la Organización. Para lograrlo con éxito debe:
MITIGAR LOS RIESGOS Y CONTROLAR COSTOS DE SUS ARCHIVOS
Los colaboradores de las compañías piensan que la mayoría de los documentos son vitales para el negocio. ¿Es cierto o no? ¿Involucra los documentos electrónicos?
GESTIÓN DOCUMENTAL: ¿Por qué invertir?
La Gestión Documental es un factor importante en la eficiencia de la Empresa. En estudios realizados en España se encontró que las compañías pueden estar invirtiendo entre un 5% y un 15% de su presupuesto en administración documental. La variación de este porcentaje depende en gran medida del nivel de normalización técnica.
ACCEDER A SU INFORMACIÓN DOCUMENTAL: MÁS QUÉ UN ARCHIVO, UN MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Las compañías pueden estar invirtiendo entre un 5% y un 15% de su presupuesto en administración documental. La variación de este porcentaje depende en gran medida del nivel de normalización técnica1. La Gestión Documental es un factor importante en la eficiencia de la Empresa, en la medida que impacta las actividades diarias de sus colaboradores, […]
ARCHIVOS EMPRESARIALES: RESOLUCIÓN 8934 DE 2014 – SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO
La Resolución 8934 ordena cumplir con la normatividad archivística a los vigilados cuya inspección, control y vigilancia correspondan a la Superintendencia de Industria y Comercio, es aspectos como:
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS E INVENTARIO DOCUMENTAL
El Inventario Documental es una herramienta técnica de Gestión Documental. Procesos como la organización documental, la transferencia de archivos, la digitalización, la eliminación de documentos requiere como base los inventarios documentales.