Los archivos además de conservar los documentos deben proveerle instrumentos que le permitan controlar y planear su crecimiento controlado, así como garantizarle el acceso oportuno a su información. Pero en la cotidianidad de varias empresas este proceso no se da técnicamente. Debido a la necesidad de información, o a los requerimientos legales las Organizaciones crean y […]
Tag Archives: ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
EL SECTOR DE CONSTRUCCIÓN: LA RESPONSABILIDAD PARA CONSERVAR LOS ARCHIVOS
Con archivos organizados las empresas consiguen respaldo frente a procesos legales o reclamaciones, así como el control de los costos que estos les podrían generar, reducen el riesgo de afectación de su reputación y contribuyen a la continuidad del negocio.
5 PUNTOS PARA DOCUMENTAR EN GESTIÓN DOCUMENTAL
Cuándo se contempla la normalización del proceso documental en las Organizaciones y una vez se identifican los requisitos internos y externos deben documentarse 5 aspectos importantes. Producción de documentos El origen de los documentos es interno y externo. Se debe garantizar que todos ingresen al sistema de gestión documental establecido por la Organización. […]
POLÍTICAS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
La implementación de políticas de Gestión Documental, facilitan la rendición de cuentas en relación con las actividades administrativas y financieras de las Organizaciones. Por otra parte, los soportes documentales conservados adecuadamente, incrementan la credibilidad y confianza de cara a su entorno económico y social.
¿CUÁNTO LE CUESTA IMPRIMIR DOCUMENTOS? CONSEJOS QUE DISMINUYEN COSTOS:
¿Ha medido que porcentaje del presupuesto que su compañía se invierte en la impresión de documentos? Para evaluar los costos generalmente se contemplan el papel, el tóner, los equipos, pero habría que incluir además la hora/persona dedicada, el soporte técnico y los servicios públicos requeridos. Se proponen algunas acciones, que en conjunto con la regulación interna de la Gestión Documental […]
ELEMENTOS PARA ELABORAR EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
El PGD o Programa de Gestión Documental, es el documento estratégico, que consolida la política de Gestión Documental de la Organización, sus estrategias corporativas e identifica las características técnicas y tecnológicas para la administración de la información contenida en documentos físicos y electrónicos.
MITIGAR LOS RIESGOS Y CONTROLAR COSTOS DE SUS ARCHIVOS
Los colaboradores de las compañías piensan que la mayoría de los documentos son vitales para el negocio. ¿Es cierto o no? ¿Involucra los documentos electrónicos?
GESTIÓN DOCUMENTAL: ¿Por qué invertir?
La Gestión Documental es un factor importante en la eficiencia de la Empresa. En estudios realizados en España se encontró que las compañías pueden estar invirtiendo entre un 5% y un 15% de su presupuesto en administración documental. La variación de este porcentaje depende en gran medida del nivel de normalización técnica.
ACCEDER A SU INFORMACIÓN DOCUMENTAL: MÁS QUÉ UN ARCHIVO, UN MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Las compañías pueden estar invirtiendo entre un 5% y un 15% de su presupuesto en administración documental. La variación de este porcentaje depende en gran medida del nivel de normalización técnica1. La Gestión Documental es un factor importante en la eficiencia de la Empresa, en la medida que impacta las actividades diarias de sus colaboradores, […]
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS E INVENTARIO DOCUMENTAL
El Inventario Documental es una herramienta técnica de Gestión Documental. Procesos como la organización documental, la transferencia de archivos, la digitalización, la eliminación de documentos requiere como base los inventarios documentales.