Tablas de retención y valoración documental: importancia de la introducción para los responsables

La Introducción debe proporcionar a los responsables de aprobar y aplicar las Tablas de Retención y Valoración  Documental los elementos técnicos necesarios para apoyar la gestión de los documentos y su disposición final.

Para soportar la aplicación exitosa de las tablas de retención y valoración documental, la Introducción debería:

• Describir a partir del análisis realizado como se entiende el entorno normativo para determinar el periodo de retención de los documentos.

• Explicar la interrelación de  los documentos y la utilidad que tienen para la administración.

• Exponer los criterios de valoración para determinar la disposición documental, cómo se relacionan con el objeto de la entidad y su impacto en la sociedad y en la administración.

Los elementos mencionados están contenidos en el concepto técnico que corresponde a un apartado de la introducción. Para los responsables de controlar y aplicar los instrumentos archivísticos, la Introducción hace parte de los recursos para soportar las decisiones y aclarar dudas o modificar criterios con respecto a la conservación o eliminación de grupos documentales específicos.

Finalmente se debería considerar como un elemento didáctico al servicio de los responsables de la aplicación de las tablas; esto es en la clasificación, el registro y el mantenimiento de los documentos. 

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Pros

Cons