En la legislación colombiana, existen normas que señalan los requisitos y regulaciones para mantener los archivos de las empresas. En algunas ocasiones estas normas indican por cuánto tiempo se deben conservar y en algunos casos cómo se deben almacenar.
En relación con el periodo de conservación de los documentos, con frecuencia, se piensa en 10 años. Este tiempo corresponde a la lectura de la Ley 962 de 2005, Ley Antitrámites que dice:
“artículo 28. Racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.
Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información.”
Así como la Ley 962, se encuentran otras normas que establecen periodos mínimos de conservación, como el Decreto Único del Sector Trabajo, que fija una retención de 20 años para los registros de seguridad y salud en el trabajo.
Como se observa en el Decreto, las normas sectoriales no se refieren a todos los documentos que se deben mantener. Generalmente hacen referencia a un grupo de documentos específicos y para los demás, no precisa un periodo de retención. En estos casos es necesario estudiar el contexto normativo para determinar por cuánto tiempo se deben conservar esos archivos.
La legislacion incluye tambien disposiciones sobre el almacenamiento de los documentos, para preservar su contenido o controlar su acceso. (Ver el artículo: http://www.backup-documentos.com/siplaft-la-obligacion-de-conservar-archivos-de-las-empresas-de-transportes-recomendaciones/).
En este contexto, cuando una empresa o entidad aborda la organización de sus archivos o la consolidación de sus sistemas de Gestión Documental, debe considerar en conjunto los requisitos legales y técnicos, que establecen cómo preservar los documentos en las condiciones que la regulación jurídica lo exige.