Las empresas deben responder a los requerimientos de las autoridades, sustentándose en los documentos originados por el SIPLAFT. Por lo que deben mantener y conservar sus archivos físicos y electrónicos, técnicamente organizados y recuperables.
Es necesario que se contemplen los archivos en la planeación del Sistema Integral de Prevención y Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SIPLAFT). Ësto, de acuerdo con la Resolución 14873 de 2017 de la Superintendencia de Puertos y Transporte, que aplica a las empresas habilitadas para prestar el servicio público de carga terrestre.
La Resolución indica con respecto a la preservación de las pruebas documentales en el Articulo 5.3.4. que “todos los sujetos obligados deberán conservar los documentos relativos al lavado de activos, financiamiento del terrorismo y la financiación de la proliferación de armas de destrucción masivo por un término no inferior a 5 años”.
Los archivos para conservar los documentos mencionados, así como los necesarios para la gestión empresarial deben garantizar que:
- Los documentos se identifican y controlan técnicamente.
- Se asegura la autenticidad, integridad y recuperación de los archivos electrónicos mientras sean útiles para la empresa.
- Se controla el acceso a los documentos, considerando que son de carácter confidencial.
- Se contemplan parámetros técnicos para la organización y retención de los documentos, mientras tengan valor probatorio, aplicando instrumentos como la Tabla de Retención Documental, (TRD) que evita el crecimiento innecesario de archivos.
Recuerde que el archivo se conforma con los diversos documentos, que debe mantener la empresa y que su objetivo es proveerla con información, y contribuir con el control de riesgos relacionados con la inadecuada gestión de evidencias.