Si toma la decisión de digitalizar, el proyecto requiere ser planeado para que los documentos físicos una vez digitalizados, se incorporen a los procesos y actividades de la Organización. Para lograrlo con éxito debe:
MITIGAR LOS RIESGOS Y CONTROLAR COSTOS DE SUS ARCHIVOS
Los colaboradores de las compañías piensan que la mayoría de los documentos son vitales para el negocio. ¿Es cierto o no? ¿Involucra los documentos electrónicos?
GESTIÓN DOCUMENTAL: ¿Por qué invertir?
La Gestión Documental es un factor importante en la eficiencia de la Empresa. En estudios realizados en España se encontró que las compañías pueden estar invirtiendo entre un 5% y un 15% de su presupuesto en administración documental. La variación de este porcentaje depende en gran medida del nivel de normalización técnica.
ACCEDER A SU INFORMACIÓN DOCUMENTAL: MÁS QUÉ UN ARCHIVO, UN MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Las compañías pueden estar invirtiendo entre un 5% y un 15% de su presupuesto en administración documental. La variación de este porcentaje depende en gran medida del nivel de normalización técnica1. La Gestión Documental es un factor importante en la eficiencia de la Empresa, en la medida que impacta las actividades diarias de sus colaboradores, […]
ARCHIVOS EMPRESARIALES: RESOLUCIÓN 8934 DE 2014 – SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO
La Resolución 8934 ordena cumplir con la normatividad archivística a los vigilados cuya inspección, control y vigilancia correspondan a la Superintendencia de Industria y Comercio, es aspectos como:
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS E INVENTARIO DOCUMENTAL
El Inventario Documental es una herramienta técnica de Gestión Documental. Procesos como la organización documental, la transferencia de archivos, la digitalización, la eliminación de documentos requiere como base los inventarios documentales.
¿POR QUÉ DIGITALIZAR DOCUMENTOS DE ARCHIVO?
¿Qué es la digitalización de los documentos de archivo? El Archivo General de la Nación define la digitalización en el Acuerdo 27 de 2006 y en el Protocolo para digitalización de documentos con fines probatorios de la siguiente manera: “Digitalización: técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (soportes, […]
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: DIRECTRICES PARA SU ELABORACIÓN
La Circular Externa 003 de 2015 del Archivo General de la Nación, contiene instrucciones para la elaboración de la Tabla de Retención Documental, TRD, que dan alcance a lo estipulado en el Decreto 2609 de 2012 del Ministerio de Cultura. Las indicaciones específicas son: Establece que elementos que deben tenerse en cuenta para denominar las series […]
PARA LAS COOPERATIVAS Y ENTIDADES VIGILADAS POR LA SUPERSOLIDARIA: NUEVAS DIRECTRICES EN GESTIÓN DOCUMENTAL
Resolución 2015400002925 expedida el 25 de marzo de 2015. Esta Resolución establece un plazo de seis meses para que los vigilados que estén bajo la inspección, control y vigilancia de la Superintendencia de la Economía Solidaria, adopten las siguientes directrices de Gestión Documental:
Gestión Documental en entidades públicas y empresas privadas con funciones públicas
La elaboración del Programa de Gestión Documental, PGD es una responsabilidad de la Administración Pública y de las organizaciones privadas, de acuerdo con diferentes normas expedidas por el Estado. El Decreto 2609 de 2012 emitido por el Ministerio de Cultura, establece que es obligatorio para las entidades de la administración pública elaborar, aprobar y publicar el PGD. […]