Con archivos organizados las empresas consiguen respaldo frente a procesos legales o reclamaciones, así como el control de los costos que estos les podrían generar, reducen el riesgo de afectación de su reputación y contribuyen a la continuidad del negocio.
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS: ¿Un documento extraviado, qué implicaciones tiene para su empresa?:
Extraviar o perder documentos y no hallarlos oportunamente tiene implicaciones legales y financieras para su empresa. Y puede incrementar los riesgos que afectan la continuidad de su negocio. No disponer de la información cuando lo requiere usted, su Gerente o sus socios. Incapacidad para responder oportunamente a los requerimientos de autoridades. Exposición a riesgos frente a posibles […]
LA RESPONSABILIDAD EN LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS: SECTOR PÚBLICO
Los funcionarios públicos y contratistas del estado tienen la responsabilidad de garantizar la conservación de los documentos que deben administrar en cumplimiento de sus funciones. El Decreto 2609 de 2012 indica que “los servidores públicos que desempeñen empleos o cargos de manejo y confianza y los responsables de los archivos de la entidad, deberán rendir […]
ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS: PROTECCIÓN Y OPTIMIZACIÓN DE COSTOS
La eliminación de documentos, suscita desconfianza al interior de las Organizaciones, debido al riesgo al que se ven expuestas, por la pérdida definitiva de evidencias que soportan sus respuestas ante requerimientos legales. ¿Cómo abordar esta situación? En algunas Organizaciones, los directivos consideran prudente conservar sus archivos por diez años. En otras, más conservadores, piensan que […]
CONFORMACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL, TRD
La Gestión Documental es un proceso regulado por normas legales que por su vigencia o prescripción, afectan el tiempo de conservación de los documentos. Y normas técnicas que se aplican en la administración de los documentos. En conjunto, la aplicación de esta normas se reflejan en instrumentos como las Tablas de Retención Documental, TRD. Cuando se valoran los […]
5 PUNTOS PARA DOCUMENTAR EN GESTIÓN DOCUMENTAL
Cuándo se contempla la normalización del proceso documental en las Organizaciones y una vez se identifican los requisitos internos y externos deben documentarse 5 aspectos importantes. Producción de documentos El origen de los documentos es interno y externo. Se debe garantizar que todos ingresen al sistema de gestión documental establecido por la Organización. […]
POLÍTICAS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
La implementación de políticas de Gestión Documental, facilitan la rendición de cuentas en relación con las actividades administrativas y financieras de las Organizaciones. Por otra parte, los soportes documentales conservados adecuadamente, incrementan la credibilidad y confianza de cara a su entorno económico y social.
¿CUÁNTO LE CUESTA IMPRIMIR DOCUMENTOS? CONSEJOS QUE DISMINUYEN COSTOS:
¿Ha medido que porcentaje del presupuesto que su compañía se invierte en la impresión de documentos? Para evaluar los costos generalmente se contemplan el papel, el tóner, los equipos, pero habría que incluir además la hora/persona dedicada, el soporte técnico y los servicios públicos requeridos. Se proponen algunas acciones, que en conjunto con la regulación interna de la Gestión Documental […]
EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS: DIRECTRICES EN GESTIÓN DOCUMENTAL Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
La Circular Externa 201410000000 34 del 25 de julio de 2014, establece las directrices en materia de gestión documental y organización de archivos que deben cumplir las empresas y personas vigiladas por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, SUPERSERVICIOS.
ELEMENTOS PARA ELABORAR EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
El PGD o Programa de Gestión Documental, es el documento estratégico, que consolida la política de Gestión Documental de la Organización, sus estrategias corporativas e identifica las características técnicas y tecnológicas para la administración de la información contenida en documentos físicos y electrónicos.