La producción, presentación y mantenimiento de documentos es uno de los aspectos técnicos que deben considerar las empresas que implementen el Sistema Integral de Prevención y Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SIPLAFT).
La Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, mediante la Circular Externa 465 establece los criterios técnicos y jurídicos para la implementación y cumplimiento de un Sistema Integral de Prevención y Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SIPLAFT) que permita la prevención, detección y control de recursos ilícitos empleados en operaciones de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo a los servicios vigiladas por la Superintendencia.
En la Circular se hace referencia a los documentos que soportan el SIPLAFT en relación con su conservación e indica que:
“Los documentos originales de soporte se conservarán con las debidas seguridades, a fin de que puedan hacerse llegar de manera completa y oportuna, a las autoridades competentes que los requieran. Sistema Integral de Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SIPLAFT) Conservar durante mínimo cinco (5) años los archivos en forma física y digital sobre el debido cumplimiento de esta circular para atender con prontitud los requerimientos de información cuando sean solicitados por autoridad competente. Esto incluye la declaración de fondos sobre la constitución de las empresas autorizadas para la prestación de los servicios de vigilancia aquí mencionados”.
También señala que los documentos son de carácter reservado y por tanto su acceso debe estar controlado. En este sentido cuando la empresa normaliza su Gestión Documenta, se debe asegurar que los parámetros técnicos garanticen la preservación de los documentos, su acceso oportuno y el control de acceso que le ofrezcan respaldo legal la organización.
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