EL SECTOR DE CONSTRUCCIÓN: LA RESPONSABILIDAD PARA CONSERVAR LOS ARCHIVOS

Con archivos organizados las empresas consiguen respaldo frente a procesos legales o reclamaciones, así como el control de los costos que estos les podrían generar, reducen el riesgo de afectación de su reputación y contribuyen a la continuidad del negocio.

A nivel interno, el acceso a los archivos facilitan la supervisión de la ejecución de los procesos, el seguimiento financiero y soporta la auditoria dentro del negocio, de los socios y contratistas. Por esta razón, es necesario que la alta gerencia respalde los procesos de gestión documental.

Diferentes normas impactan directamente el tiempo de conservación de los documentos desde la perspectiva de la vigencia de una acción o su prescripción. Por esta razón, la legislación es el criterio inicial para fijar qué y por cuánto tiempo debe mantener sus archivos, a estos criterios se sumaran otros factores, por ejemplo; la clase de contratista, público o privado o el tipo de obra.

Aunque el criterio legal no es el único considerado para determinar el tiempo de retención de los documentos, éste permite mantener los documentos que son evidencia de los procesos de la empresa y le ofrecen respaldo ante las autoridades o reclamaciones de terceros.

¿Qué normas ordenan la conservación de los archivos?

A continuación se citan como ejemplo, algunas de las normas a considerar cuando se adelante el proceso de evaluación de los documentos:

  •  Reglamento Colombiano de Construcción Sismo resistente NSR-10: publicado por el Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial: “establece que el registro completo de los ensayos de materiales y del concreto debe estar siempre disponible para revisión durante el desarrollo de la obra y conservarse de acuerdo con lo prescrito”.
  • La Ley 962 de 2005, Ley Antitrámites expone en su artículo 28 lo siguiente: “Racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante…”
  • El Estatuto Tributario, establece el deber de Conservar Informaciones y Pruebas.
  •  El Código Sustantivo del Trabajo, señala en el artículo 39 el valor probatorio del contrato de trabajo, en el artículo 42 la certificación del contrato y en el artículo 151 las autorizaciones especiales por escrito.
  •  La Ley 527 DE 1.999 (Comercio Electrónico), en los Artículos 12 y 13, regulan la conservación de datos y documentos, directamente o a través de terceras personas. Los documentos electrónicos hacen parte también del archivo que debe conservar.

La administración de archivos físicos y electrónicos debe estar equilibrada entre la inversión requerida y los beneficios obtenidos. Piense la inversión en términos de:

  • Personas asignadas al proceso
  • Área ocupada
  • Tecnología empleada
  • Equipos y mobiliarios
  • Servicios necesarios

Las Soluciones Documentales que BackUp Documentos le ayuda a implementar, involucran la normalización de procesos, contemplan el control de la producción y del crecimiento de archivos y aseguran la protección de la información y datos, logrando con ello, que la administración de documentos responda al ritmo que su negocio requiere. http://www.backup-documentos.com/consultoria-en-gestion-documental/

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