La Gestión Documental optimiza el manejo de la información empresarial. El control de los documentos es imprescindible para obtener los beneficios que la administración documental le provee a la Empresa, entre los que se cuenta:
- Reducción de costos en almacenamiento,
- El aprovechamiento de los recursos de conocimiento,
- Generar ambientes colaborativos en los que se compartan los recursos de información y
- La obtención de respuestas más rápidas ante eventos e indagaciones.
¿Cuáles son los factores de control qué favorecen la gestión de la empresa?
- Estabilización del volumen de los documentos:
Este control es más evidente con respecto a los documentos en papel, Este control facilita el manejo de archivo y los costos afectados por la maquinaria, los tóner, la electricidad y el soporte técnico que requiere la impresión de los documentos.
Pero la producción de los documentos electrónicos se ha disparado. Aparentemente los costos son menores. Sin embargo el control y acceso a los mismos es relativo. Las empresas no saben con seguridad que están conservando, dónde lo hacen y por cuánto tiempo.
- Sistemas de clasificación
Adoptar sistemas de clasificación que permiten mejorar la recuperación de la información, obtener mayor productividad y proteger la información privada o confidencial de la Organización.
- Políticas de eliminación de documentos
Soportar la eliminación de documentos con políticas que garanticen que la organización este respaldada frente a procesos o reclamaciones. Por una parte, contribuye a controlar el crecimiento de recursos de almacenamiento y por otra identifica claramente que documentos deben conservarse.
- Control de riesgos
Identificar los requisitos legales permite mantener la custodia de los datos sensibles y la confianza de los clientes. Para lograrlo es necesario pensar no solo en los diversos contenidos, sino en cómo garantizar que las tecnologías conserven los mismos en las etapas del ciclo de vida desde su creación hasta su eliminación.
La política de seguridad es clave para mitigar los riesgos a los que se expone la información documental.
- Procesos de auditoría
Cualquier sistema de Gestión Documental requiere acciones continuas de formación, auditoría y cumplimiento. El seguimiento es un elemento importante para asegurar que la Organización está administrando adecuadamente su información.
Estas son algunos de las beneficios que obtiene por los que se debe invertir en Gestión Documental.
Las Soluciones Documentales que BackUp Documentos le ayuda a implementar, logran que la administración de documentos responda al ritmo que su negocio requiere.