Los archivos además de conservar los documentos deben proveerle instrumentos que le permitan controlar y planear su crecimiento controlado, así como garantizarle el acceso oportuno a su información. Pero en la cotidianidad de varias empresas este proceso no se da técnicamente.
Debido a la necesidad de información, o a los requerimientos legales las Organizaciones crean y mantienen sus archivos. En la medida en que los archivos crecen en área y volumen de documentos almacenados buscan un lugar fuera de sus instalaciones para guardarlos.
Pero se ha preguntado ¿qué beneficios necesita obtener de su archivo para que el retorno de inversión se haga efectivo en un periodo determinado?
Algunos de los factores medibles que podría contemplar son los siguientes:
- La consulta y acceso de los documentos es oportuna. Es decir dispone de sus documentos cuando los requiere al interior o al exterior de la Organización.
- Le entrega los elementos administrativos como inventarios adecuados para la toma de decisión sobre el tiempo de retención de los documentos, garantizando que se mantengan los que tienen valor para su negocio y eliminando aquellos que no.
Esta decisión afecta la asignación de recursos, como número de personas, áreas de almacenamientos, equipos, servicios entre otras variables.
- Conserva adecuadamente sus documentos y controla el riesgo de pérdida por humedad, contaminación, por exposición a roedores o insectos, por vandalismo o ante desastres naturales como terremotos, incendios o inundaciones. Esta aspecto le garantiza la protección frente a reclamaciones y litigios.
La asesoría profesional le ayudara a construir los elementos necesarios para garantizar la obtención de los resultados esperados y contribuye al control de los recursos que el proceso le demanda.
Recuerde el archivo se organiza para mantener respaldo a las acciones de la Empresa y proveer información oportuna a la Organización.