Una de las observaciones que con mayor frecuencia realizan las instancias de evaluación de tablas de retención y valoración documental, se refiere a la necesidad de aclarar la naturaleza de las entidades productoras. En este sentido, es importante que la Introducción provea el contexto que le permita al evaluador comprender el ámbito institucional.
De acuerdo con la normatividad vigente, las tablas de retención y valoración documental deben ser validadas antes de aplicarlas, los responsables son el Archivo General de la Nación (AGN) y los órganos territoriales de archivo quienes certifican su aprobación.
El trámite de convalidación contempla la presentación y sustentación de la TRD ante los comités que el respectivo órgano evaluador determine. El resultado de las revisiones contiene solicitudes de aclaración o ampliación de criterios o información, requerimiento de ajustes, cuestionamientos y observaciones.
La Introducción se debe escribir, considerándola como el primer elemento de presentación, que explica las tablas de retención y valoración documental, su alcance y particularidades. Por esto debe ser clara y suficiente para proporcionar al ente evaluador información integral sobre la entidad y su contexto, en el entendido que esta claridad contribuirá a que se comprendan los criterios de valoración documental adoptados. De acuerdo con lo señalado se hacen las siguientes recomendaciones.
La Introducción debe precisar el entorno institucional:
La metodología indica que se deben consultar los documentos que contienen la normatividad que da origen institucional y sus funciones, su relación con otros organismos del Estado y el ámbito en el que ejecuta sus acciones. Cuando se realiza la recopilación documental es necesario ser críticos y preguntarse si los documentos consultados son suficientes para entender y explicar la entidad. Y si no lo son, se debe ampliar el rango de investigación y consultar otras fuentes que pueden proveer la información necesaria.
Lo que se busca con la recopilación, sistematización y análisis de la información es tener una visión integral de las responsabilidades y efectos de las actividades institucionales tanto en el entorno gubernamental como en la sociedad. Por lo que la consulta de información debe referirse no sólo al organismo sino también al sector en el que ejecuta sus acciones.
Una vez se establece la naturaleza y contexto institucional, es necesario asegurarse que en la Introducción se abordan los aspectos particulares de la Entidad. Es decir, destacar con claridad su origen administrativo, social y normativo; y tratar también sobre sus relaciones interinstitucionales de dependencia, vigilancia y funcionamiento.
La Introducción debe explicar la estructura orgánico funcional:
Como lo indican los parámetros vigentes, se deben consultar los organigramas y los actos administrativos para determinar cuáles son las unidades administrativas en las que se organizan las entidades. Los documentos mencionados en conjunto con los manuales de funciones y procedimientos ofrecen las pistas iniciales sobre los documentos institucionales.
En algunas ocasiones cuando se examinan los documentos consultados, no contemplan las especificaciones en forma tan evidente como lo fijan los manuales del AGN. Aquí se citan algunos casos.
- Las áreas funcionales están comprendidas en los manuales de funciones. Sobre todo, cuando se trata de tablas de valoración, existen etapas en la historia institucional en la que no se graficaba la estructura administrativa en un organigrama, o se carece de actos administrativos que formalizan la estructura organizacional o no aparece evidencia de ello.
- Las funciones se asignan a los cargos y no a las áreas. Entonces, ¿cómo se identifican las funciones del área?
- En la medida en que las organizaciones certifican sus sistemas de gestión, las modificaciones o ajustes estructurales o funcionales se realizan de acuerdo con los manuales y procedimientos del Sistema.
En los casos mencionados y en otros que podrían surgir, la Introducción es nuevamente el instrumento para explicar de manera detallada la situación particular y el proceso seguido para llegar a esta conclusión. Si bien se debe procurar cumplir con los requisitos que el AGN establece y obtener los documentos para elaborar las tablas, también es cierto que, durante el proceso, se podrían enfrentar fuentes de información propias de la organización que estrictamente no cumple con los requisitos exigidos.
En la Introducción es indispensable explicar cuáles fueron las fuentes de información consultadas, su validez, por qué y para qué se utilizaron los recursos empleados. Después de describir la situación se procede a considerar los resultados obtenidos.
La Introducción es la memoria del proceso de elaboración de las tablas:
En conclusión, en la Introducción se debe exponer cómo funciona la entidad, cuáles son sus especificidades, cómo se interrelacionan los sistemas de gestión y cuál es el trámite adoptado, para la aprobación de modificaciones o creación de unidades administrativas, así como la asignación de funciones. Además, se debe describir las fuentes de información, destacando el uso de herramientas no habituales. En artículos posteriores, se revisarán los demás aspectos que debería tratar la Introducción. En este sentido, la Introducción es la memoria del proceso de elaboración de las tablas.
En los próximos artículos se revisarán los demás aspectos que debería tratar la Introducción.