La Introducción es consultada por quienes tienen la función de evaluar y dar su dictamen sobre la viabilidad de las tablas de retención o valoración documental, les permite comprender como se llega a las decisiones de retención y disposición final de los documentos.
Para asegurar la convalidación de las tablas de retención y valoración documental, la Introducción debe contener:
- Las fuentes de información consultadas internas y externas. Se debe describir a partir del análisis realizado como se deduce y se entiende que las normas y los requisitos internos que afectan la retención de los documentos.
- La explicación de los periodos de retención a partir de la utilidad que los documentos tienen para la administración.
- La exposición de los criterios de valoración para determinar la disposición documental, y cómo se relacionan con el objeto de la entidad y su impacto en la sociedad y en la administración.
Con los elementos anteriores se consolida el concepto técnico que plantea cómo se administran y conservan las diferentes series y subseries documentales que registran las tablas.
Durante la elaboración de la Introducción se debe considerar también, que los destinatarios podrían ser las áreas de la entidad. En este caso con la consulta se busca comprender el resultado de la valoración y su alcance, para soportar las decisiones, con respecto a la conservación o eliminación de grupos documentales específicos.
Finalmente, se debe considerar la Introducción, como un elemento didáctico al servicio de los responsables de la aplicación de las tablas, entendiendo que en el ámbito institucional, su nivel y experiencia es diverso.