La adopción de tecnologías ha impactado la circulación de comunicaciones y el correo electrónico ha reemplazado la comunicación física. La tendencia es clara, más del 84% de las comunicaciones se realizan mediante mensajería electrónica, mientras disminuyen los documentos enviados físicamente.
El incremento en el volumen del correo electrónico tiene desafíos para la Organización, entre los que se pueden mencionar:
- ¿Qué hacer con los mensajes correspondientes a autorizaciones, aceptaciones o cuyo contenido pueda considerarse evidencia sobre asuntos que comprometen o garantizan derechos de la Organización, sus socios, clientes o proveedores?
- ¿Cómo determinar quién y cuándo tiene acceso a los correos corporativos?. ¿Solo el titular de la cuenta o alguien más dentro de la Organización?
- Establecer como se controla el volumen, él almacenamiento, el tiempo de conservación de los correos. ¿Con qué periodicidad se eliminan?
- ¿Cómo se garantiza su preservación, valor probatorio y acceso a largo plazo?.
- Se puede asociar a los documentos físicos o electrónicos que tratan el mismo asunto del correo electrónico.
Estos son apenas algunos de los aspectos a considerar sobre el manejo del correo electrónico. Por otra parte debe evaluarse como mantenerlos válidos como prueba judicial. Según la Corte Constitucional, para para garantizar la validez de un documento electrónico debe cumplir con los siguientes criterios:
- Permitir que el documento sea legible por todos.
- Permitir que el documento se mantenga inalterado a lo largo del tiempo.
- Permitir la reproducción del documento de manera que cada una de la partes tenga una copia de los mismos datos.
- Permitir la autenticación de los datos mediante una firma.
- Permitir presentar el documento en forma aceptable ante las autoridades públicas y los tribunales
Otro de los requisitos a contemplar en la administración del correo electrónico, es la legislación nacional que le otorga valor probatorio a este tipo de documentos en la Ley 527 DE 1.999.
¿En perspectiva, cuál es la mejor opción para la Organización, guardarlo todo?
La Gestión Documental, en la medida determina política, normaliza los procesos técnicos, tecnológicos y contempla los requisitos que se deben cumplir, le permite generar controles y atributos para el manejo correo electrónico, garantizando que conserve aquellos que tengan valor para su Organización, por el tiempo que sean necesarios.
Las Soluciones Documentales que BackUp Documentos le ayuda a implementar, hacen que la administración de documentos responda a los requisitos de su Organización.