La Introducción debe proporcionar a los responsables de aprobar y aplicar las Tablas de Retención y Valoración Documental los elementos técnicos necesarios para apoyar la gestión de los documentos y su disposición final.
Category Archives: GESTIÓN DOCUMENTAL
SOBRE LA LEGISLACIÓN PARA LOS ARCHIVOS DE LAS EMPRESAS
En la legislación colombiana, existen normas que señalan los requisitos y regulaciones para mantener los archivos de las empresas. En algunas ocasiones estas normas indican por cuánto tiempo se deben conservar y en algunos casos cómo se deben almacenar.
SIPLAFT: la obligación de conservar archivos de las empresas de transportes. Recomendaciones
Las empresas deben responder a los requerimientos de las autoridades, sustentándose en los documentos originados por el SIPLAFT. Por lo que deben mantener y conservar sus archivos físicos y electrónicos, técnicamente organizados y recuperables. Es necesario que se contemplen los archivos en la planeación del Sistema Integral de Prevención y Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo […]
GESTIÓN DOCUMENTAL Y SIPLAFT: empresas de vigilancia y seguridad privada
La producción, presentación y mantenimiento de documentos es uno de los aspectos técnicos que deben considerar las empresas que implementen el Sistema Integral de Prevención y Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SIPLAFT). La Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, mediante la Circular Externa 465 establece los criterios técnicos y jurídicos para la implementación y […]
Convalidación de las tablas de retención y valoración documental de entidades públicas: concepto técnico
La Introducción es consultada por quienes tienen la función de evaluar y dar su dictamen sobre la viabilidad de las tablas de retención o valoración documental, les permite comprender como se llega a las decisiones de retención y disposición final de los documentos. Para asegurar la convalidación de las tablas de retención y valoración documental, […]
Convalidación de tablas de retención y valoración documental: importancia de la Introducción
Una de las observaciones que con mayor frecuencia realizan las instancias de evaluación de tablas de retención y valoración documental, se refiere a la necesidad de aclarar la naturaleza de las entidades productoras. En este sentido, es importante que la Introducción provea el contexto que le permita al evaluador comprender el ámbito institucional. De acuerdo con la […]
EL IMPACTO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA EFICIENCIA EMPRESARIAL.
La Gestión Documental optimiza el manejo de la información empresarial. El control de los documentos es imprescindible para obtener los beneficios que la administración documental le provee a la Empresa, entre los que se cuenta:
¿CONTROLA LA CORRESPONDENCIA Y EL CORREO ELECTRÓNICO DE SU ORGANIZACIÓN?
La adopción de tecnologías ha impactado la circulación de comunicaciones y el correo electrónico ha reemplazado la comunicación física. La tendencia es clara, más del 84% de las comunicaciones se realizan mediante mensajería electrónica, mientras disminuyen los documentos enviados físicamente. El incremento en el volumen del correo electrónico tiene desafíos para la Organización, entre los […]
LA RESPONSABILIDAD EN LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS: SECTOR PÚBLICO
Los funcionarios públicos y contratistas del estado tienen la responsabilidad de garantizar la conservación de los documentos que deben administrar en cumplimiento de sus funciones. El Decreto 2609 de 2012 indica que “los servidores públicos que desempeñen empleos o cargos de manejo y confianza y los responsables de los archivos de la entidad, deberán rendir […]
ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS: PROTECCIÓN Y OPTIMIZACIÓN DE COSTOS
La eliminación de documentos, suscita desconfianza al interior de las Organizaciones, debido al riesgo al que se ven expuestas, por la pérdida definitiva de evidencias que soportan sus respuestas ante requerimientos legales. ¿Cómo abordar esta situación? En algunas Organizaciones, los directivos consideran prudente conservar sus archivos por diez años. En otras, más conservadores, piensan que […]